Policy for combating bribery


Policy for combating bribery

 

                                                

Το πεδίο εφαρμογής της εταιρείας είναι: The scope of operations of the company is the following:

                   

Ψηφιοποίηση, φύλαξη και διαχείριση αρχείων των πελατών της εταιρείας σε έντυπη ή/ και σε ηλεκτρονική μορφή
Digitization, storage and management of records of company clients both in hardcopy and/or electronic form.

                   

‘Η Δωροδοκία ορίζεται ως η προσφορά, υπόσχεση, παροχή, αποδοχή ή προσέλκυση αδικαιολόγητου πλεονεκτήματος οποιασδήποτε αξίας (η οποία θα μπορούσε να είναι οικονομική ή μη χρηματοοικονομική), άμεσα ή έμμεσα, και ανεξαρτήτως της τοποθεσίας (ων), κατά παράβαση του εφαρμοστέου δικαίου, ως κίνητρο ή ανταμοιβή για ένα πρόσωπο ενεργώντας ή αποφεύγοντας να ενεργήσει σε σχέση με την Απόδοση των καθηκόντων του εν λόγω προσώπου’.

                   

“The term Bribery refers to the offer, promise, provision, acceptance or attraction of an unjustified advantage of any value (which could be of an economic or non economic/financial nature), directly or indirectly, and irrespectively of the location(s), in violation of applicable law, as a motive or reward for a person when acting or refraining from acting in accordance with the Attribution of duties of the person in question”

                   

Οι κανόνες που αφορούν την δωροδοκία είναι: the rules which apply to Bribery are the following:

                   
  •                         
  •                             

      Η δωροδοκία δεν είναι επιτρεπτή, απαγορεύεται και πρέπει να αποφεύγεται ανά πάσα στιγμή. Απαγορεύεται οποιαδήποτε πράξη στην οποία προσφέρεται ή τιμολογείται κάτι που αξίζει (άμεσα ή έμμεσα) σε ένα άτομο για να παραπλανήσει το πρόσωπο αυτό. Bribery is not acceptable, it is forbidden and must be avoided at any time. Is forbidden any action which involves an offer or the pricing of anything of value (directly or indirectly) to a person/third party with the intention to mislead that person/third party.

                            
  •                        
  •                             

      Συμμόρφωση με τους ισχύοντες νόμους και κανονισμούς για την καταπολέμηση της Δωροδοκίας. Compliance with applicable laws and regulations for combating Bribery.

                            
  •                        
  •                             

      Κάθε δώρο, δωρεά και φιλοξενία που προσφέρονται ή λαμβάνονται πρέπει να είναι εύλογα, ανάλογα και κατάλληλα υπό τις περιστάσεις και δεν θα μπορούσαν εύλογα να παρεξηγηθούν ως μέσο ή πρόθεση να επηρεάσουν εσφαλμένα τον

                            
  •                     
                                                                                                     

E8.5.012-2 Version 2 October 2019

                                   

       

                                                

THE RECORDS HUB S.A.

                                                                           

παραλήπτη. Any gift, donation or hospitality offered or received must be reasonable, proportionate and adequate under the circumstances, and ought not be misinterpreted as a means or an intention to erroneously influence the recipient.

                   
  •                         
  •                             

      Η Λογιστική πρακτική στην εταιρεία πρέπει να απεικονίζει με ακρίβεια και έγκαιρα όλες τις συναλλαγές και άλλες επιχειρηματικές υποχρεώσεις σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία. Accounting practices in the company must reflect accurately and timely all transactions and other business obligations in accordance with the laws in force.

                            
  •                        
  •                             

      Απαγορεύεται η δωροδοκία σε κυβερνητικό αξιωματούχο με σκοπό να εξασφαλιστούν ή να επιταχυνθούν συνήθεις κυβερνητικές ενέργειες. It is forbidden to bribe a public official with the aim to ensure or speed-up usual government operations/actions.

                            
  •                        
  •                             

      Η εταιρεία δεν κάνει καμία συνεισφορά, σε χρήμα ή σε είδος, σε πολιτικά κόμματα ή πολιτικές οργανώσεις ή σε άτομα που ασχολούνται με την πολιτική. The company does not make any contribution, in cash or in kind, to political parties or political organizations or persons involved in politics.

                            
  •                        
  •                             

      Οι φιλανθρωπικές συνεισφορές πρέπει να γίνονται μόνο σε καλόπιστους, εγκεκριμένους και νόμιμους οργανισμούς. Charitable contributions must be carried out only to bona fide, approved and legal organizations.

                            
  •                        
  •                             

      Πρέπει να αποφεύγονται οι συγκρούσεις συμφερόντων. Μια σύγκρουση συμφερόντων προκύπτει όταν έχετε ένα ιδιωτικό συμφέρον που θα μπορούσε να θέσει σε κίνδυνο την ικανότητά σας να ενεργείτε προς το συμφέρον της εταιρείας μας. Conflicts of interest must be avoided. A conflict of interest arises when there is a private interest from your side which could potentially prejudice your ability to act in the interest of our company.

                               

    Η Διεύθυνση της εταιρείας για να επιτύχει τα παραπάνω: In order to achieve the aforementioned, the Management of the company :

                            
  •                     
                   
  •                         
  •                             

      Έχει εφαρμόσει ένα Σύστημα για την αντιμετώπιση της Δωροδοκίας σύμφωνα με το Διεθνές Πρότυπο ΙSO 37001:2016. Has in place a System against Bribery in accordance with ISO 37001:2016 standard.

                            
  •                        
  •                             

      Επιθεωρεί, ανασκοπεί και βελτιώνει συνεχώς τις διαδικασίες του Συστήματος κατά της Δωροδοκίας για την αποτελεσματικότητα του Συστήματος. Inspects, reviews and continuously improves processes embedded in the System against Bribery, to ensure System performance.

                            
  •                        
  •                             

      Καθιέρωσε μετρήσιμους στόχους με σκοπό την αντιμετώπιση της Δωροδοκίας. Οι στόχοι αξιολογούνται στα πλαίσια της ανασκόπησης του Συστήματος από τη Διεύθυνση της εταιρείας. Has established measurable targets with the aim to combat Bribery. The targets are assessed in the frame of the System review by the Management of the company.

                            
  •                        
  •                             

      Ενθαρρύνει το προσωπικό και τους συνεργάτες της να αναφέρουν οποιαδήποτε μορφή δωροδοκίας διασφαλίζοντας τους την εμπιστευτικότητα της αναφοράς

                            
  •                     
                                                                                                     

E8.5.012-2 Version 2 October 2019

                                   

       

                                                

THE RECORDS HUB S.A.

                                                                           

τους. Encourages its staff and associates to report any form of bribery, ensuring for them the confidentiality as regards their reporting.

                   
  •                         
  •                             

      Παρέχει τους απαραίτητους πόρους για την απρόσκοπτη, αποδοτική και αποτελεσματική αντιμετώπιση της Δωροδοκίας. Provides the necessary resources in order for the smooth, efficient and effective combat against Bribery.

                            
  •                        
  •                             

      Έχει καθιερώσει μία ανεξάρτητη Επιτροπή Αντιμετώπισης των περιπτώσεων Δωροδοκίας. Has set up an independent Committee for Combating Bribery cases.

                            
  •                        
  •                             

      Επενδύει στη συνεχή κατάρτιση, ενημέρωση και εκπαίδευση των στελεχών της κατά της Δωροδοκίας. Invests in the continuous training, awareness and education for its staff against Bribery.

                               

    Αυτή η πολιτική κατά της δωροδοκίας αποτελεί αναπόσπαστο μέρος των εργασιών της εταιρείας. Η συμμόρφωση με τους νόμους και τις διαδικασίες κατά της δωροδοκίας αποτελεί ευθύνη όλων των εργαζομένων της εταιρείας σε όλες τις διαδικασίες και εργασίες. Η εταιρεία αναμένει το ίδιο και από όλους τους συνεργάτες της.

                               

    Such a policy against bribery is part and parcel of company operations. Compliance with the laws and processes against bribery is a responsibility shared by all employees in the company at all procedures and tasks. The company expects from all its associates as well to act accordingly.

                            
  •